Especialistas dão dicas para tornar as reuniões de trabalho mais dinâmicas, produtivas e menos soníferas
São Paulo – A frequência das reuniões de trabalho e o excesso de tempo que se passa nelas são reclamações universais no mundo corporativo. Quem se vê em situações desse tipo sabe bem o que é ter toda a agenda do dia comprometida por encontros improdutivos.
E, no entanto, reuniões são recursos necessários. “É importante, principalmente quando as decisões tomadas têm implicações em diversas áreas de uma mesma organização”, diz especialista em gestão de tempo, Luciano Meira, vice-presidente da Franklin Covey.
Mas é possível aumentar a eficiência e os resultados produzidos durante e após esses encontros? Na opinião de especialistas consultados por Exame.com, alguns aspectos garantem a produtividade das reuniões:
1 Funções devem ser divididas
Anarquia não leva a lugar algum. Especialistas recomendam que sejam estabelecidos papéis para os participantes. “Quando não há uma liderança clara, a tendência é de improdutividade”, diz Andrea Piscitelli, especialista em gestão de tempo.
Conversas paralelas, brincadeiras fora de hora e falta de foco são problemas que podem ser evitados com a organização das funções. Meira sugere a nomeação de, ao menos, três papéis: o líder, o facilitador e o responsável pelo tempo.
O primeiro tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar com os resultados do encontro. O facilitador tem o foco voltado para os meios utilizados para se chegar a esses resultados. “É alguém que pensa na logística e na dinâmica da reunião”, explica o especialista.
O facilitador, por exemplo, negocia o horário e local da reunião, define os participantes e temas abordados, além de fazer a divisão de tempo para cada assunto a ser discutido. O responsável pelo tempo garante o cumprimento do cronograma .
2 Objetivo geral e pauta bem definidos
Pauta muito diversificada e não priorizada desvia o foco, diz Andrea. “Se uma reunião não tem um objetivo, está fadada ao fracasso”, diz Meira.
O objetivo geral pode ser dividido em tópicos, diz Meira. “Para cada subitem, deve ser estabelecido um tempo de discussão”, explica. Além disso, o escopo da reunião deve ser enviado previamente a todos os participantes.
Continue lendo aqui.
