Qualquer empreendedor bem organizado, conta sempre com um grande número de tarefas no seu dia-a-dia. Se o negócio for evoluindo conforme pretende, o mais certo é que surjam por vezes mais tarefas do que aquelas que nós conseguimos cumprir. Nesse caso, o melhor é mesmo rever o seu método de organização ou então contratar um funcionário para que o possa ajudar. Mas o tema de hoje não está relacionado com a realização de listas de tarefas, visto que esse tema já foi falado neste artigo. Hoje vamos falar sobre como definir se uma tarefa é prioritária relativamente a outra. Este problema estende-se a todos os profissionais, sejam eles freelancers, empreendedores ou mesmo empregados por conta de outra pessoa. Saber o que devemos fazer com alguma antecedência é importante, mas saber o que fazer primeiro é mais importante ainda.
Certamente, você muitas vezes já se questionou o porquê de começar a tarefa “A” em vez de optar pela tarefa “B”. Esta dúvida é bastante comum e é, com certeza, um dos motivos que leva grande parte das pessoas a perderem a sua produtividade, mesmo que façam uma lista de tarefas ou que utilizem um software para manter a sua organização. Neste post, vou ensinar-lhe um método explicado pelo meu colega Miguel Lucas da Escola Psicologia e que tem trazido excelentes resultados na priorização das minhas tarefas.
PRIORIZANDO AS TAREFAS
O método que utilizo foi explicado no artigo sobre como utilizo o Wunderlist para organizar as minhas tarefas, pela que apenas irei fazer uma pequeno resumo sobre o método utilizado. Quem quiser saber um pouco mais de como ele funciona, pode clicar aqui. No gráfico, iremos fazer quatro quadrantes:
- P 10 + I 10 = significa que a tarefa é extremamente prioritária e extremamente importante (Quadrante I)
- P 10 + I 0 = significa que esta tarefa é muito prioritária mas pouco importante (Quadrante II)
- P 0 + I 10 = significa que esta tarefa é pouco prioritária mas muito importante (Quadrante III)
- P 0 + I 0 = significa que esta tarefa é pouco importante e pouco prioritária (Quadrante IV)
A forma como vamos utilizar este método é bastante simples: por cada tarefa que você inserir na sua lista diária, pense em que quadrante ela deve ficar. Depois de fazer, certamente verá que elas estão distribuídas pelos quatro quadrantes. A ideia é mesmo que você comece pelas que são mais prioritárias e importantes, que depois faça as mais prioritárias mas não tão importantes, de seguida as mais importantes mas menos prioritárias e que deixe para o fim aquelas que não são nem sequer importantes nem sequer prioritárias. Parece fácil? Na verdade não é. Isto porque muitas pessoas acabam por ter (imagine-se), dificuldades em saber o que é prioritário ou importante. Para simplificar ainda mais a questão, vou dar-lhe alguns “sinais” que podem ajudá-lo a descobrir se uma tarefa é importante ou prioritária:
- O fator tempo. Se é uma tarefa para ser terminada hoje, obviamente que será prioritária.
- Analise num contexto mais global. Ou seja, se essa tarefa é importante para o futuro do seu negócio, talvez não seja tão prioritária, mas o seu grau de importância aumenta consideravelmente.
- Fala uma análise com a Lei de Pareto. Estude num campo mais lógico e veja se a tarefa para esse projeto provém de uma das suas principais fontes de renda.
- Torne como prioritárias aquelas tarefas que podem ser concluídas já. Eliminar itens da sua lista deve ser sempre um fator a ter em conta.
OLHANDO CASO A CASO
Por mais que eu pretenda, é complicado conseguir dizer-lhe o que deve fazer primeiro ou depois. No fundo, isto terá sempre de partir de uma análise mais pessoal. Eu podia aconselhá-lo a não abrir o email logo pela manhã. Em termos lógicos, sem dúvida alguma que é mais produtivo não fazê-lo e poder começar logo com as suas tarefas mal acorde. Contudo, existem outras pessoas que efetivamente podem necessitar de abrir o email para desenvolver o seu dia da melhor forma.
Imagine que estou fazendo um trabalho de web design para um cliente. Se ele me enviou um email em plena madrugada, dizendo para eu fazer uma alteração, certamente que a leitura de email irá mudar o meu dia, pois levará a que eu trabalhe com outras metas. Portanto, o meu conselho vai para que você olhe caso a caso e consiga fazer uma reflexão própria. Com o tempo, você até deixará de utilizar este método, porque você começará a, automaticamente, saber analisar o que é mais importante e o que não é. No entanto, este esquema serve para ser utilizado pelas pessoas que se encontrem mais perdidas e sem organização no seu dia-a-dia.
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Por Luciano Larrossa
Disponível em: http://www.escolafreelancer.com