Após analisar o desempenho semestral, como traçar cenários e envolver a equipe na elaboração de projeções? E as áreas que estão distantes da meta e as que estão acima?
Estamos praticamente em meados do nosso ano fiscal e notamos que diversas organizações começaram a analisar o desempenho do primeiro semestre, conciliando com as metas traçadas e entendendo qual a tendência do cenário da organização para os próximos meses.
Agora como podemos fazer para traçar estes cenários? Como envolver a equipe na elaboração de projeções? E aquelas áreas que invariavelmente estão distantes da meta e as que estão acima?
Recentemente nas reuniões de resultados das organizações que participamos, encontramos cenários distintos dentro da mesma empresa, no entanto nos baseamos primeiramente no cenário global, visão holística, para depois desdobrar nas áreas.
No cenário global entendemos como estão os resultados via análise do DRE – Demonstrativo do Resultado do Exercício, fluxo de caixa e quando possível balanço patrimonial.
Como havia mencionado no artigo “Gastos são como unhas: devemos sempre cortá-los”, é essencial que entendamos qual o cenário que a organização está caminhando:
· Se otimista, precisamos entender o que impulsionou a organização para estes resultados, principalmente se foi algo pontual ou se algum projeto ou ação obteve êxito. Geralmente, quando a organização implanta um sistema de gestão impulsionado por metas de desempenho e atrelados a programas de incentivos, acabam apontando para este tipo de cenário;
· Se conservador, entendemos que está em linha com o que havíamos planejado, no entanto não podemos deixar as equipes acomodadas. Diversos segmentos de mercados possuem um 2º semestre muito mais agitado do que o 1º, portanto, precisaremos entender se ocorrerá algum impacto positivo ou negativo nas expectativas da organização para definirmos, caso não o tenham, um plano de contingência. Reforço que dependendo do tipo de serviço ou produto algumas vezes muito acima da meta pode ser prejudicial para a qualidade do que oferecemos para os nossos clientes, portanto fiquem atentos!
· Se pessimista, devemos entender quais foram as metas não alcançadas, onde cada desempenho ditará um conjunto de ações distintas.
Para ilustrar como entendemos os impactos em quaisquer um dos cenários, listarei abaixo algumas análises que fazemos nas organizações.
Quando o faturamento está abaixo ou acima do planejado o que recomendamos:
· Entenda se o faturamento está abaixo ou acima de forma sistêmica ou em alguns serviços e ou produtos. Analise se alguma região foi afetada ou privilegiada. Entenda se algum gerente necessita de auxílio ou alguma equipe. Entenda se algum gerente despontou enquanto outros ficaram medianos.
· Algumas organizações possuem o funil de vendas bem estruturado, será que as prospecções que outrora estavam quentes ainda não fecharam ou até mesmo desistiram? Será que estamos coletando as causas do não fechamento e as causas do fechamento? Esta segunda utilizamos muito para realizar comparações internas com o intuito de difundir as ações de sucesso. Claro que de região para região ajustes serão bem vindos.
· Lembro que, em uma das organizações que trabalhamos, implantamos uma análise de projeção de vendas onde com a chegada do final do mês de junho cada gerente analisava o desempenho do semestre do ano em vigor, comparado com a meta traçada e os anos anteriores, entendendo se a sazonalidade havia se deslocado, bem como se o ciclo de vida de determinados produtos e ou serviços estavam apontando para uma tendência crescente ou decrescente, com isto o elo entre Comercial, Pesquisa e Desenvolvimento, Novos Produtos, Marketing e Produção ou Operação ficava cada vez mais forte. Reforço que as áreas podem variar de organização para organização.
Agora quando os gastos estão muito abaixo ou muito acima do esperado? Não se esqueçam de que os gastos podem estar dentro da meta, mas será que o faturamento está?
· Gosto de entender se gastamos mais ou menos para gerar o faturamento desejado, isto pode encurtar discussões homéricas.
· Caso tenhamos gasto mais, analise conta por conta entendendo o que poderia ter sido evitado e projete para que os gastos voltem ao patamar desejado. Neste caso será de suma importância que inclusive reduza literalmente;
· Caso tenhamos gasto menos, claro que devemos ficar contentes, mas cuidado com os “guardadores de notas de gavetas” este tipo de comportamento pode afetar todo um resultado positivo;
· Além disto, recomendo que as organizações implantem metodologias de custeio, que seja por absorção, por atividades, precificação entendendo as variáveis do negócio, dentre outras. Estas metodologias nos ajudam consideravelmente na tomada de decisão.
Sem dúvida, existem inúmeras formas de análise, entretanto, como frisei em todos os artigos escritos até o momento, façamos algo simples que nos ajude na tomada de decisão. Porém, para as organizações que estão com o seu nível de maturidade de gestão elevado, por que não utilizar ferramentas estatísticas mais rebuscadas? Aconselho refletir acerca do momento da sua organização e lembre-se que os números falam, precisamos saber ouvi-los.
Por Eduardo Bezerra*
Disponível em: http://www.endeavor.org.br
*Eduardo Bezerra é CEO da Exection, e conta com mais de 15 anos de experiência em conusultoria em gestão empresarial.