Já imaginou como a vida seria ainda mais complicada se não conseguíssemos executar tantas coisas “no automático”?
Dirigir um veículo, por exemplo: você simplesmente entra no carro e, “automaticamente”, já sabe o que fazer. Não precisa pensar muito para guiar até o trabalho.
Pois bem, imagine se a cada nova manhã você tivesse que descobrir tudo “do zero” – onde está o câmbio, o que fazer com ele, o que é o freio, como usá-lo, para que serve o acelerador etc.
Esse “piloto automático” que todos nós usamos em boa parte das tarefas cotidianas tem um equivalente dentro das empresas: é o “Trabalho Padronizado”.
Trata-se de uma prática fundamental para que se consiga desenvolver uma gestão eficiente em qualquer tipo de empresa.
A ideia é simples: devem-se estabelecer, em todas as atividades da empresa, procedimentos precisos a serem seguidos à risca e repetidos de forma que se tornem “automáticos”, incluindo métodos, tempos etc. Ou seja, não é mais necessário pensar para repeti-los com eficiência. Qualquer pessoa deveria ser capaz de fazer a tarefa do mesmo jeito e ter o mesmo resultado.
É importante estabelecer o trabalho padronizado pelo simples fato de que, quando se faz algo no automático, “libera-se” o cérebro para que ele consiga pensar formas novas e melhores de fazer aquela atividade.
Ora, se um motorista é iniciante e ainda não conseguiu padronizar o seu “processo de direção”, ou se cada automóvel fosse essencialmente diferente do outro, ele certamente não conseguirá, por exemplo, achar um caminho melhor até o trabalho, encontrar atalhos, fugir de congestionamentos, pois estaria preocupado em dominar o processo de dirigir.
Mas se consegue dirigir “no automático”, consegue liberar a mente para pensar de forma mais livre, para procurar melhores caminhos, ficar mais atento às leis de trânsito, aos radares, aos demais motoristas, tornando-se mais cuidadoso, mais confiante, mais hábil.
Há muito que se buscam maneiras de implementar a padronização. A grande diferença é padronizar com o envolvimento das pessoas responsáveis pelo trabalho, que igualmente são responsáveis por sua melhoria. Ao contrário de esforços anteriores de definir equipes responsáveis para padronizar o trabalho dos outros, que invariavelmente funcionava mal.
E igualmente, há muito tempo que essas ideias são criticadas. Diferente do que muitos acreditam, o trabalho padronizado estimula a criatividade – ao contrário do “trabalho sem padronização” que, esse sim, tende a suprimir os processos criativos por tornar o dia a dia sempre difícil.
Junto a padronização, advém práticas de multiqualificação, com as quais as pessoas aprendem constantemente várias atividades e funções que estimulam o aprendizado permanente e permitem maior flexibilidade frente às instabilidades da mão de obra.
Não é possível melhorar os processos sem estabelecer o trabalho padronizado. Também, fica difícil inovar, pois não se libera o cérebro e tempo para isso. E, ainda, o trabalho padronizado gera mais segurança, melhora a ergonomia, reduz o estresse, entre outros benefícios.
O Trabalho Padronizado é essencial para quem busca uma boa gestão. Mas em minhas frequentes visitas a empresas, fico surpreso pelo fato de que raramente vejo de forma correta e precisa a prática do Trabalho Padronizado, mesmo nas companhias que adotam a filosofia lean há anos.
Isso é um problema grave, pois não ter Trabalho Padronizado significa que as atividades dos colaboradores não estão otimizadas e nem estabilizadas, o que ajuda a criar ou manter o “caos” em que vive boa parte das empresas, que não é capaz de criar fluxos de valor efetivos e não ataca a causa raiz dos reais problemas do dia a dia.
Muitas empresas parecem satisfeitas em realizar “melhorias rápidas” em seus processos de trabalho (kaizen) que não se sustentam. Mas poucas dedicam esforços importantes para consolidar um trabalho padronizado de verdade.
Por José Roberto Ferro*
Imagem: www.dirigindoseguro.com.br
*José Roberto Ferro, presidente do Lean Institute Brasil, escreve às segundas-feiras.