Saiba como gerenciar sua agenda e eliminar as tarefas sem importância para viver com mais qualidade
São Paulo – Uma pesquisa da seguradora britânica Direct Line com 2.000 pessoas apontou que 7 horas é a quantidade ideal de tempo livre por dia.
Nesse período, homens e mulheres estariam livres de quaisquer obrigações profissionais ou domésticas e poderiam dedicar-se exclusivamente ao relacionamento com familiares e amigos ou preencher o tempo com esportes, cultura e até mesmo com o ócio. Mas essa rotina ideal está mais para ficção do que para realidade.
Segundo a mesma pesquisa, a média de tempo livre obtida é de 4 horas e 15 minutos. Para 80% dos entrevistados, parte do tempo de lazer foi tomada pelo trabalho — não apenas a rotina dentro do escritório mas as tarefas que continuam aparecendo em tempo real por meio de e-mails e smartphones, quando o profissional já encerrou o expediente.
Até quem aproveitava o trajeto de ônibus e metrô até o trabalho para dedicar-se à leitura declarou no levantamento que esses momentos foram sacrificados em nome da produtividade. A má notícia: nada indica que o ritmo de trabalho diminuirá. A solução para obter mais tempo livre é melhorar a produtividade. Isso significa eliminar tarefas de maneira mais eficiente.
Quanto mais a fila dos afazeres andar, mais perto de ter tempo disponível você estará. Pensando nisso, o físico paulista Daniel Burd fundou a Call Daniel, empresa de consultoria em gestão de tempo que utiliza o método GTD (sigla em inglês para Get Things Done, algo como “consiga fazer as coisas”).
Companhias como Itaú, HP e Volvo têm chamado Daniel para instruir seus funcionários asfixiados por compromissos. “Percebo que os profissionais têm sido esmagados por grandes demandas”, diz Daniel. Para ele, as empresas evitam contratar para não elevar os custos de mão de obra, o que aumenta a carga de trabalho dos empregados.
“Se esses funcionários não conseguem se organizar, ficam estressados e o nome do cargo não passa de um título bonito que na verdade quer dizer ‘estou ferrado’.” Segundo Daniel, escolas, faculdades e mesmo MBAs não ensinam como administrar tarefas. Sem esse conhecimento, as pessoas não adquirem consciência do tempo que têm e de que precisam para cumprir uma tarefa.
“Se você não sabe quando o trabalho vai acabar, não pode programar o tempo livre”, afirma Daniel. O objetivo do método GTD é tranquilizar a mente para garantir a produtividade. O passo inicial é aliviar a capacidade da memória e dos pensamentos, colocando no papel (ou em aplicativos) tudo o que lembramos numa lista. Depois é organizar as tarefas, encontrando as prioridades, e atacá-las. Por fim, cumpridos os objetivos, deve-se revisar a lista.
O que fazer com essa liberdade?
A pergunta que fica é: uma vez que você conquistou mais horas, o que fazer com elas? “Existe uma grande valorização em ter tempo livre, mas isso também pode trazer angústia”, diz Lilian Graziano, coach e professora da Fundação Dom Cabral (FDC), de Nova Lima, em Minas Gerais. Muita gente espera ansiosamente pela chegada do fim de semana, mas o preenche com atividades enfadonhas.
De acordo com Lilian, o que faz o momento de ócio valer a pena é empregá-lo em atividades prazerosas. “É a diferença entre saborear uma refeição e comer num fast-food.” Da próxima vez que estiver com tempo livre, pense bem como vai gastá-lo.
Como organizar tarefas em 6 passos
1 Junte tudo num só lugar
Escolha um lugar para anotar as tarefas. Vale papel ou eletrônico. O importante é aliviar a mente do esforço de lembrar de pequenas coisas que roubam a atenção. Ao listar tudo, você elimina o medo de esquecer algo e fica mais tranquilo.
2 Organize a agenda
Faça uma lista de todas as tarefas, tanto as pessoais quanto as profissionais, e a hora precisa em que elas ocorrerão. Isso dá uma ideia
do tempo total necessário para dar conta de todos os afazeres.
3 Separe as tarefas importantes
Defina os compromissos que você precisa realizar e aqueles que trarão benefícios no longo prazo. Coloque-os numa lista à parte. Eleja três prioritários a cada dia.
4 Para tarefas restantes, seja implacável
O que puder, elimine; se não puder, tente delegá-las ou, na pior das hipóteses, guarde numa lista de coisas para fazer mais tarde.
Só retorne a essas tarefas depois de eliminar as coisas importantes.
5 Revise semanalmente
Uma vez por semana, na sexta-feira no fim do dia ou na segunda-feira cedo, invista 1 hora pensando sobre os sete dias seguintes. Tenha em mãos uma lista de seus projetos. Isso ajudará a priorizar e a evitar que esqueça algo.
6 Reescreva o plano sempre
A lista ajuda a não esquecer coisas que são importantes, mas não urgentes. Liste projetos mais longos em andamento. O aplicativo Remember the Milk, disponível para todas as plataformas de smartphone, pode ajudar.
Agenda corrida
O despertador de Cícero Souza, de 39 anos, diretor financeiro da Omint, operadora de planos de saúde, toca às 5 horas. Ainda está escuro, mas é assim que ele gosta de começar o dia. Sem trânsito, vai tranquilo para o trabalho e, antes de começar a rotina, consegue ir à academia, que fica no mesmo prédio de seu escritório.
Às 8h30 está a todo vapor. Ao longo do dia, segue uma agenda de compromissos (ele tem eventos marcados até o fim do ano) e volta a treinar às 19 horas. “A agenda é rigorosa, mas assim consigo fazer tudo o que preciso e gosto”, diz.
